As planilhas de Excel para gerenciar empresas já foram bastante úteis, inclusive, quando substituíram as anotações feitas a mão. No entanto, o tempo passou e, hoje em dia, com a oferta de sistemas de gestão altamente eficientes, essas planilhas ficaram para trás.

Se você ainda usa planilha para gerenciar sua transportadora, saiba que existem muitos riscos nessa escolha. Para saber quais são eles e como é possível administrar a sua empresa com sucesso continue com a leitura deste artigo e confira os tópicos a seguir:

• Desvantagens das planilhas para gerenciar o seu negócio
• Como gerenciar a sua transportadora com eficiência

Desvantagens das planilhas para gerenciar o seu negócio

• Exige trabalho manual e demanda muito tempo

Uma das principais desvantagens de usar planilhas para gerenciar uma transportadora é o fato do seu uso exigir que haja um colaborador incluindo informações de maneira manual. Esse trabalho demanda muito tempo, sendo que o profissional poderia realizar uma tarefa mais importante.

Além disso, já que pode ser alto o volume de informações a serem incluídas na planilha, pode haver confusão na hora de registrá-las. Se isso acontecer, o colaborador terá que refazer o trabalho, o que vai levar mais tempo e causar prejuízo por conta do retrabalho.

• Risco de informações incorretas e desatualizadas

Mais uma desvantagem de usar as planilhas no dia a dia do seu negócio é que o profissional que registra os dados pode nem perceber que está cometendo um erro. Nesse caso, as consequências podem ser desastrosas, já que o engano pode ser percebido só depois de ter iniciado uma sequência de problemas.

Outro ponto desfavorável às planilhas é que para mantê-las atualizadas também é preciso incluir os novos dados manualmente, o que é pouco prático. E dessa forma fica impossível acompanhar em tempo real as operações, até porque devem ser compartilhadas por e-mail, levando ainda mais tempo.

• Comprometimento das informações

Por mais que os profissionais da sua transportadora sejam competentes, é normal que haja problemas de confiança dos dados de uma planilha. Além dos erros que podem ocorrer, até mesmo devido ao grande volume de informações que devem ser manipuladas, é fácil trocar uma informação por engano.

E mais, como as planilhas costumam ficar salvas em um único computador, se houver algum problema com ele, as informações podem ser simplesmente perdidas ou demorar para que sejam resgatadas. Todo esse processo pode prejudicar a produtividade da sua empresa.

• Ausência de integração dos dados

As planilhas recebem inúmeras informações que, apesar de serem úteis para as operações do dia a dia, não oferecem muito mais do que isso. No entanto, se esses dados pudessem se cruzar com outros, seriam mais úteis, já que poderiam ser melhores analisados.

Além disso, se cada setor da sua transportada usa uma planilha diferente, a troca de informações se torna muito dispendiosa, para não dizer impossível. É como se cada um trabalhasse separado, em uma ilha. Mas para muitos segmentos de mercados, como o de transportes, é essencial a integração entre eles.

• Sem oferta de relatórios para análise

Devido à falta de uma integração dos dados de todas as planilhas que a sua transportadora usa, em diferentes setores, não é possível obter relatórios de maneira dinâmica. Mais uma vez, é preciso que um profissional use o seu tempo para cruzar esses dados de forma manual e possa fazer análises.

Mas se forem levados em conta todos os riscos anteriores, é bem possível que os resultados obtidos não sejam muito seguros, em decorrência dos riscos existentes no processo. Por consequência, a tomada de decisões fica prejudicada, pois é preciso de dados atualizados e completos.

Como gerenciar a sua transportadora com eficiência

Uma solução bastante eficiente para substituir as planilhas é o uso de softwares de gestão. Todos os setores podem ter acesso a eles para incluir informações e fazer consultas. Dessa forma, os riscos que as planilhas oferecem são completamente eliminados.

Isso acontece porque embora os dados tenham que ser incluídos por um profissional, isso é feito uma única vez, tornando o trabalho muito mais ágil a partir de então. Já as chances de erros acontecerem são altamente reduzidas, uma vez que o sistema pode detectá-los.

Outra vantagem de um sistema informatizado e online para a sua transportadora é que os seus dados não ficam salvos no computador. Mas sim, na nuvem, onde é feita uma cópia de segurança para qualquer imprevisto.

E mais, já que todos os setores da empresa podem ter acesso ao software, as informações são cruzadas e compartilhadas de maneira muito ágil. Como consequência, se tem a possibilidade de gerar relatórios com todos os dados necessários.

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